Een VvE-dossier dat overzichtelijk en overdraagbaar blijft

Welke documenten je bewaart

Een VvE-dossier bestaat uit verschillende soorten documenten die elk een eigen plek en een eigen bewaarlogica verdienen. Door ze consequent te categoriseren, vind je later snel terug wat je zoekt.

• •Eigendom: splitsingsakte, splitsingsreglement, kadastrale gegevens en inschrijving bij de Kamer van Koophandel
• •Contracten: onderhoudscontracten, verzekeringspolissen, energiecontracten en leveringscontracten
• •Financieel: jaarrekeningen, begrotingen, facturen en bankafschriften
• •Technisch: het MJOP, inspectierapporten, opleverdocumenten en garantiebewijzen
• •Correspondentie: notulen van vergaderingen, besluiten en communicatie met eigenaren en bewoners

Bewaartermijnen op hoofdlijnen

Voor sommige stukken, zoals fiscale en financiële administratie, gelden bewaarplichten. Voor andere documenten, zoals de splitsingsakte of het MJOP, is bewaren zolang de VvE bestaat de logische keuze omdat ze relevant blijven zolang het gebouw er staat. Ga voor de actuele, exacte termijnen die voor jouw situatie gelden uit van de richtlijnen van de Belastingdienst en raadpleeg die bij twijfel.

• •Structurele stukken zoals de splitsingsakte: bewaren zolang de VvE bestaat
• •Fiscale en financiële administratie: bewaartermijn afstemmen op de geldende regels van de Belastingdienst
• •Contracten: bewaren tot ruim na afloop of beëindiging, zodat een geschil achteraf nog is te onderbouwen

Versiebeheer en naamgeving

Zonder afspraken over naamgeving ontstaan al snel meerdere versies van hetzelfde document. Een vaste structuur met datum, onderwerp en versienummer voorkomt verwarring over welk stuk het meest actueel is.

• •Consequente naamgeving met jaar, onderwerp en eventueel versienummer
• •Eén vindplaats per documentsoort in plaats van kopieën op meerdere plekken
• •Definitieve versies duidelijk onderscheiden van concepten

Financiële en technische administratie scheiden

Financiële administratie gaat over geldstromen: bijdragen, facturen, de begroting en het reservefonds. Technische administratie gaat over de staat van het gebouw: het MJOP, inspecties en onderhoudsdossiers. Beide raken elkaar, bijvoorbeeld bij een onderhoudsfactuur, maar horen niet door elkaar te lopen. Verdieping over de financiële kant vind je op de pagina over financieel beheer en over de technische kant op de pagina over technisch beheer.

Overdracht bij bestuurswissel of verkoop

Bij een wisseling van bestuur of van beheerder moet het volledige dossier overdraagbaar zijn zonder dat kennis verloren gaat. Werk daarom met een dossier dat los staat van één persoon, zodat een opvolger direct verder kan.

• •Een overzicht van waar welk document staat, actueel houden
• •Inloggegevens en toegangsrechten overdragen aan de nieuwe verantwoordelijke
• •Bij verkoop van een appartement: relevante stukken zoals de splitsingsakte en recente notulen beschikbaar stellen aan de koper

Digitaal werken en back-ups

Digitale opslag maakt documenten sneller vindbaar en makkelijker te delen, mits de structuur op orde is en er een back-up bestaat. Bewaar belangrijke stukken niet alleen lokaal op één laptop, maar in een omgeving die ook bij uitval of verlies van een apparaat toegankelijk blijft.

• •Centrale, gedeelde opslag in plaats van losse mappen bij individuele bestuursleden
• •Regelmatige back-ups van het volledige dossier
• •Toegangsrechten per rol, zodat niet iedereen alles hoeft te kunnen wijzigen

Privacy en persoonsgegevens in het dossier

Een VvE-dossier bevat persoonsgegevens, zoals namen, adressen en soms betaalgegevens van eigenaren en bewoners. Ga daar zorgvuldig mee om: deel gegevens alleen met wie ze nodig heeft, bewaar ze niet langer dan nodig en beveilig de opslag met toegangsbeperkingen.

• •Alleen gegevens verzamelen en bewaren die nodig zijn voor het beheer
• •Toegang beperken tot bestuursleden en beheerders die het nodig hebben
• •Gegevens van voormalige eigenaren of bewoners niet onnodig lang bewaren

Een jaarritme voor de administratie

Door de administratie te koppelen aan een vast jaarritme, blijft het dossier actueel in plaats van dat het achteraf in één keer wordt bijgewerkt. Sluit dit ritme aan op de jaarvergadering en de jaarafsluiting.

• •Bij de jaarafsluiting: jaarrekening, facturen en bankafschriften van het afgelopen jaar bundelen
• •Bij de jaarvergadering: notulen en besluiten direct archiveren
• •Jaarlijks controleren of contracten, polissen en het MJOP nog actueel zijn