Inrichten
Van losse bestanden naar één systeem
De meeste VvE's beginnen met mappen, spreadsheets en mailboxen. Het inrichten van de software is vooral een kwestie van die gegevens één keer goed op de juiste plek zetten.
Stap 1, gebouw en eenheden
Je legt het gebouw vast met de eenheden, de breukdelen uit de splitsingsakte en de eigenaren. Dat is de basis waar alles aan hangt.
- Eenheden met breukdelen en bijdragen
- Eigenaren en bewoners per eenheid
- Gebouwdelen voor het onderhoudsdossier
Stap 2, documenten en beginbalans
Splitsingsakte, huishoudelijk reglement, polissen, notulen en jaarstukken komen in het documentendeel. De beginbalans zet je eenmalig vast.
- Documenten met versies en datum
- Beginbalans en openstaande posten als startpunt
- Lopende contracten met opzegtermijn
Stap 3, MJOP en onderhoud
Heb je een meerjarenonderhoudsplan, dan neem je dat over in de tijdlijn. Zo zie je meteen wat de reservering betekent.
- Onderhoudsposten per jaar en gebouwdeel
- Reserveringsbehoefte tegenover het huidige fonds
Stap 4, eigenaren aansluiten
Daarna geef je eigenaren en bewoners toegang tot hun eigen deel. Vanaf dat moment loopt de communicatie via één kanaal.
- Rollen voor bestuur, eigenaren en bewoners
- Meldingen en berichten vanaf de eerste dag in het dossier
Hoe we dit in de praktijk doen
Wij helpen bij het inrichten en denken mee over de indeling van je dossiers. Het beheer zelf blijft bij je bestuur of bij je beheerkantoor.